Informativa sulla Privacy Medline International B.V

Contenuto:

• Introduzione

• La nostra idea della privacy

• I casi in cui questa informativa vi riguarda

• Quali dati personali raccogliamo ed utilizziamo?

• Con che modalità raccogliamo i vostri dati personali?

• Come e per quale scopo utilizziamo i vostri dati personali?

• Con quali soggetti condividiamo i vostri dati personali?

• Le nostre basi giuridiche per il trattamento dei vostri dati personali

• Per quanto tempo conserviamo i vostri dati personali?

• I vostri diritti

• Sicurezza e protezione dei vostri dati personali

• Trasferimenti dei dati personali verso paesi terzi e organismi internazionali

• Cosa sono i Cookies e come li utilizziamo?

• Quando è opportuno contattarci

Questa informativa sulla privacy descrive le modalità con cui Medline International ed i suoi Affiliati Europei (noi) raccolgono, elaborano, immagazzinano, proteggono, trasferiscono ed eliminano i dati personali. Spieghiamo inoltre le finalità del trattamento e le basi giuridiche del trattamento stesso. Descriveremo sia con che modalità i dati vengano condivisi con parti terze, sia l’elaborazione dei dati personali fuori dall’Area Economica Europea (EEA). Abbiamo infine elencato i vostri diritti in quanto titolari dei dati, e le procedure da seguire in caso vogliate sporgere un reclamo.

Questa informativa sulla privacy illustra la nostra modalità di gestione dei vostri dati personali ed il nostro modo di operare in ottemperanza ai nostri obblighi giuridici. Garantiamo che il trattamento dei vostri dati personali sia conforme ai seguenti principi:

• Liceità, correttezza e trasparenza: i dati personali devono essere trattati secondo le normative vigenti, ed in maniera chiara ed equa;

• Limitazione della finalità:i dati personali devono essere raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime, e non possono in seguito essere trattati con modalità incompatibili con le finalità sopra descritte; ulteriori trattamenti ai fini di archiviazione nel pubblico interesse o di ricerca scientifica o storica o a fini statistici dovrebbero essere considerati leciti e compatibili con le finalità iniziali;

• Minimizzazione dei dati: i dati personali devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati;

• Esattezza:: i dati personali devono essere esatti e, laddove necessario, aggiornati; devono essere adottate tutte le misure ragionevoli per garantire che i dati inesatti vengano cancellati o rettificati tempestivamente rispetto alle finalità per le quali sono trattati;

• Limitazione della conservazione: : i dati personali devono essere conservati in una forma che consenta l’identificazione dei soggetti interessati per un arco di tempo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità per le quali i dati stessi sono trattati; i dati personali possono essere conservati per periodi più lunghi a condizione che vengano trattati esclusivamente per finalità di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici;

• Integrità e riservatezza: i dati personali devono essere trattati in maniera da garantire un'adeguata loro sicurezza, compresa la protezione, mediante misure tecniche ed organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali.

Questa informativa si applica nei vostri confronti nell’eventualità che:

• Visitiate il nostro sito web (Utente del sito)

• Visitiate una delle nostre strutture (Visitatore aziendale)

• Vi vengano forniti prodotti e/o servizi come clienti (Cliente)

• Siate nostri fornitori e vi occupiate della consegna di prodotti e/o servizi (Fornitore)

• Vi candidiate in Medline per una posizione lavorativa aperta (Candidato)

Questa Informativa sulla Privacy non si applica a quei dati personali che vengono raccolti nel vostro contesto occupazionale o in altre relazioni di natura lavorativa con noi instaurate.

UTENTE DEL SITO

Una volta entrati nel nostro sito internet, si diventa un utente del sito. Raccogliamo ed utilizziamo informazioni di base sugli utenti che visitano il nostro sito attraverso i cookies dei browser, che vengono sfruttati principalmente per migliorare l’esperienza utente. Possiamo valutare in che modo il nostro sito venga utilizzato, quanto spesso venga visitato, ed in quale finestra temporale si verifichino la maggior parte degli accessi. Utilizziamo inoltre i dati raccolti dal sito per monitorare il comportamento degli utenti ed ottimizzare le nostre campagne nell’ottica del remarketing.

Iscrivendosi alla nostra newsletter, si può scegliere di condividere con noi le seguenti informazioni:

• Informazioni inerenti la propria identità (titolo, nome, cognome ed indirizzo mail);

• Paese di provenienza;

È possibile in ogni momento cancellare la propria iscrizione alla nostra newsletter. Le preferenze generali della posta elettronica possono essere gestite attraverso il link di iscrizione presente in ogni nostra mail. È possibile modificare informazioni di altro genere mettendosi in contatto con noi al nostro indirizzo, oppure tramite la nostra casella di posta elettronica, telefono o fax (Vedi elenco in Appendice 1).

VISITATORE AZIENDALE

In caso di visita ad una delle nostre strutture, raccoglieremo i vostri dati di contatto e vi registreremo come visitatori.

CLIENTE

Raccogliamo ed utilizziamo le informazioni da voi fornite per comunicare con voi e per offrirvi i nostri prodotti e/o servizi. Limitiamo la nostra raccolta di dati a quanto necessario per raggiungere l’obiettivo prefissato. Le informazioni che possono essere raccolte ed utilizzate includono:

• Informazioni inerenti la propria identità (nome, e-mail, numero di telefono, ecc.);

• Informazioni di natura finanziaria (Iva e Conto Corrente Bancario);

• Altre informazioni necessarie al conseguimento del nostro obiettivo;

FORNITORE

Raccogliamo ed utilizziamo le informazioni inerenti la vostra organizzazione o il personale facente parte della vostra organizzazione per comunicare con voi, offrirvi prodotti e/o servizi, e pagarli nelle modalità che abbiamo con voi convenuto.

Ecco le vostre informazioni che possono essere raccolte ed utilizzate:

• Informazioni inerenti la propria identità (nome, e-mail, numero di telefono, ecc.);

• Informazioni di natura finanziaria (Iva e Conto Corrente Bancario);

CANDIDATO

Al momento in cui vi candidate per una posizione aperta attraverso il nostro sito internet, raccogliamo le informazioni che condividete con noi provenienti dal vostro Curriculum, come le vostre qualifiche, le referenze e le motivazioni.

La maggior parte dei dati raccolti da Medline è fornita direttamente da voi.

UTENTE DEL SITO

Quando visitate il nostro sito, raccogliamo automaticamente i vostri dati tramite i cookies, sulla base delle loro impostazioni. Possiamo raccogliere informazioni che vi riguardano anche quando ci contattate tramite il sito.

VISITATORE AZIENDALE

Una volta registrati alla reception, vi verrà direttamente chiesto di fornirci le vostre informazioni di contatto.

CLIENTE

Raccogliamo i vostri dati nell’ambito della relazione contrattuale stipulata con la vostra organizzazione, per essere in grado di offrire beni e servizi.

FORNITORE

Raccogliamo i vostri dati nell’ambito della relazione contrattuale stipulata con la vostra organizzazione e provvedere ai pagamenti.

CANDIDATO

Raccogliamo i vostri dati personali direttamente da voi o dalle agenzie per il lavoro di cui ci avvaliamo ed alle quali vi siete iscritti.

UTENTE DEL SITO

Le informazioni di questi soggetti sono utilizzate per migliorare l’esperienza utente del nostro sito web e per inviare le newsletter, soltanto nel caso in cui sia stata fatta richiesta di iscrizione.

VISITATORE AZIENDALE

Le informazioni inerenti i visitatori vengono utilizzate per garantire la sicurezza dei nostri dipendenti, clienti, fornitori e visitatori stessi.

CLIENTE

I dati dei clienti vengono utilizzati per:

• Fornire prodotti e/o servizi;

• Promuovere le attività di marketing;

• Concludere attività finanziarie;

• Eseguire analisi della clientela;

• Effettuare la prevista attività di approfondimento di tutte le necessarie informazioni (dovuta diligenza); e

• Soddisfare le trattative.

FORNITORE

I dati relativi al fornitore sono utilizzati per garantire che vengano soddisfatti i nostri accordi contrattuali e per effettuare le dovute attività di indagine.

CANDIDATO

I dati dei candidati sono utilizzati per la selezione e le proposte contrattuali.

Potremmo condividere i vostri dati personali con le seguenti categorie di soggetti con modalità e finalità diverse, in modo opportuno ed in accordo con le leggi e le normative locali:

• Tutte le entità commerciali che rientrano nell’ambito di Medline Industries, Inc;

• Laddove richiesto dalle normative: Tasse, revisioni dei conti ed altri servizi riguardanti enti pubblici;

• Parti terze come i fornitori/distributori di servizi che svolgono il proprio lavoro per nostro conto;

• Parti terze come i fornitori di servizi informatici in outsourcing ed i provider di archiviazione file con i quali abbiamo un accordo inerente il trattamento dei dati stessi;

• Piattaforme e fornitori di tecnologie per il marketing.

UTENTE DEL SITO

Abbiamo un lecito interesse nel fornirvi le necessarie informazioni al momento in cui vi mettete in contatto con noi compilando l’apposito modulo on line. Otteniamo il vostro consenso sulla base delle impostazioni dei cookies ed in caso vi iscriviate alla nostra newsletter.

VISITATORE AZIENDALE

Abbiamo un lecito interesse nel garantire la sicurezza delle nostre strutture.

CLIENTE

• Abbiamo ottenuto il vostro consenso al momento della vostra iscrizione alla newsletter;

• Attraverso il contratto con voi stipulato;

• Tramite un obbligo legale che potremmo avere.

FORNITORE

• Attraverso il contratto con voi stipulato;

• Tramite un obbligo legale che potremmo avere.

CANDIDATO

Abbiamo un lecito interesse nel trattare i vostri dati a scopo di selezione e possibili esigenze contrattuali.

SITUAZIONI IN CUI SI DEBBA FORMULARE UNA RICHIESTA DI PROCEDIMENTO PENALE, CONDURLO O PORTARNE AVANTI LA DIFESA

Potremmo avere la necessità di trattare i vostri dati personali e, dove opportuno ed in accordo con le leggi e le normative locali, i vostri dati sensibili, in relazione al condurre o portare avanti la difesa di un procedimento penale.

UTENTE DEL SITO

I dati degli utenti web associati con i cookies, con gli ID utente, e con gli ID pubblicità, vengono conservati all’interno di Google Analytics di Medline per ventisei (26) mesi prima di essere automaticamente eliminati.

Un utente del sito può cancellarsi dalla Newsletter in ogni istante, e da quel momento i suoi dati saranno eliminati.

VISITATORE AZIENDALE

Le informazioni sui visitatori vengono conservate per tre (3) mesi, salvo diversamente richiesto dalle leggi o dalle normative.

CLIENTE

I dati dei clienti utilizzati ai fini di proposte commerciali vengono eliminati due (2) anni dopo l’ultimo significativo contatto, a meno che le leggi o le normative ci richiedano di conservare tali informazioni per un periodo di tempo maggiore.

I dati dei clienti che costituiscono la prova di un diritto o di un contratto, oppure conservati per adempiere obblighi giuridici, vengono eliminati cinque (5) anni dopo la fine del rapporto commerciale, a meno che le leggi o le normative ci richiedano di conservare tali informazioni per un periodo di tempo maggiore.

FORNITORE

I dati dei fornitori che costituiscono la prova di un diritto o di un contratto, oppure conservati per adempiere obblighi giuridici, vengono eliminati cinque (5) anni dopo la fine del rapporto commerciale, a meno che le leggi o le normative ci richiedano di conservare tali informazioni per un periodo di tempo maggiore.

CANDIDATO

Conserveremo i dati dei candidati che non ottengono un impiego per un (1) mese dopo l’avviso di mancata accettazione della loro domanda di assunzione. I candidati possono acconsentire alla conservazione di tale domanda per un (1) anno dopo l’avviso di mancata accettazione, a meno che le leggi o le normative ci richiedano di conservare tali informazioni per un periodo di tempo maggiore.

Medline desidera accertarsi del fatto che siate pienamente a conoscenza dei diritti inerenti la protezione dei vostri dati. Ogni interessato ha le seguenti facoltà:

• Diritto di accesso alle informazioni inerenti le modalità di trattamento dei vostri Dati Personali, incluse le categorie dei Dati Personali in questione, i destinatari dei Dati Personali e le finalità del trattamento.

• Diritto di rettificadei Dati Personali inesatti che vi riguardano, al pari di avere il diritto, tenuto conto delle finalità del trattamento, di ottenere l’integrazione dei Dati Personali incompleti.

• Diritto alla cancellazione (diritto all’oblio) dei Dati Personali che vi riguardano laddove: (a) i Dati Personali non siano più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati; (b) si revochi il consenso su cui si basa il trattamento e nel caso non sussista altro fondamento giuridico per il trattamento; (c) si eserciti il diritto di opporsi (vedi più avanti) e non sussista alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento; (d) i Dati Personali siano stati trattati illecitamente; oppure (e) i Dati Personali debbano essere cancellati per adempiere un obbligo giuridico cui la Medline, come titolare del trattamento, è soggetta.

• Diritto alla limitazione del trattamento (ovverosia i dati non saranno soggetti al normale trattamento ma non cancellati) laddove: (a) contestiate l'esattezza dei Dati Personali, per il periodo necessario a Medline per verificarne l'esattezza; (b) il trattamento sia illecito e ci si opponga alla cancellazione dei Dati Personali, richiedendo invece che ne sia limitato l'utilizzo; (c) Medline, come titolare del trattamento, non abbia più bisogno dei Dati Personali ai fini del trattamento, ma che comunque essi siano per voi necessari per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un vostro diritto in sede giudiziaria; (d) abbiate esercitato il vostro diritto di opporvi al trattamento (vedi più avanti) in attesa della verifica in merito all'eventuale prevalenza dei motivi legittimi di Medline rispetto ai vostri.

• Sebbene il trattamento sia basato sul vostro consenso, avete il diritto di revocarlo in qualsiasi momento, senza intaccare la liceità di trattare i Dati Personali acquisiti prima di tale revoca.

• Laddove il trattamento sia basato sul vostro consenso, o tramite contratto, avete diritto alla portabilità dei dati, ovverosia diritto di ottenere una copia dei dati che vi riguardano in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, ed il diritto di trasmettere tali dati ad un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte nostra.

• Diritto di opporsi al trattamento dei Dati Personali purché si dimostri come Medline non abbia motivi inoppugnabili e legittimi per trattare i vostri Dati Personali in grado di prevalere sui vostri interessi, sui vostri diritti e sulle vostre libertà, oppure per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
  
  

Come esercitare i vostri diritti

In caso vogliate esercitare uno di questi diritti, vi preghiamo di contattarci all’indirizzo, mail, numero di telefono o fax elencati nell’Appendice n°1.

Abbiamo un (1) mese per rispondere dal momento della vostra richiesta. Qualora necessario, questo periodo di tempo può essere esteso fino a due ulteriori mesi, tenuto conto della difficoltà e del numero delle richieste.

Diritto di proporre un reclamo ad una autorità di controllo

Avete in ogni momento il diritto di presentare un reclamo alla preposta autorità di controllo del vostro stato. Potete trovare i dettagli nell’Appendice n°2.

Abbiamo messo in atto opportune misure tecniche ed organizzative per garantire che i dati personali da noi trattati siano protetti dall’accesso, dall’utilizzo, dalla divulgazione, dalla modifica o dalla distruzione non autorizzati, nel rispetto delle leggi e delle normative vigenti. Non possiamo purtroppo garantire l’assoluta sicurezza di alcuna trasmissione dati o sistema di archiviazione, e non siamo parimenti in grado di garantire appieno la protezione dei dati personali.

Medline, organizzazione internazionale con consociate in tutto il mondo, si impegna nel rispettare i principi contenuti in questa informativa sulla privacy, unitamente alle leggi ed alle normative vigenti sulla protezione dei dati, con riferimento ai dati personali trasferiti al di fuori della EEA. Le leggi vigenti in altri stati al di fuori della EAA (paesi terzi) possono non essere così restrittive come quelle europee. Proprio per questo motivo Medline ha adottato provvedimenti a tutela della vostra privacy e dei vostri diritti fondamentali nel caso in cui i vostri dati personali vengano trasferiti al di fuori della EEA, in paesi terzi dove non si applicano le decisioni di adeguatezza della Commissione Europea. Tali interventi si traducono in un utilizzo da parte di Medline di opportune misure di sicurezza volte a garantire un’adeguata protezione, come le clausole contrattuali standard ed i protocolli di trasferimento sicuri.

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In caso vogliate contattarci, vi invitiamo a consultare l’Appendice n°1 o a visitare il nostro sito. Questa informativa sulla privacy riguarda anche paesi come Austria, Belgio,Francia, Germania, Irlanda, Italia, Portogallo, Paesi Bassi, Slovacchia, Spagna e Regno Unito (UK). È possibile che tali stati applichino diverse interpretazioni ad un livello molto dettagliato riguardo la protezione dei dati personali, sulla base delle locali leggi vigenti. Pertanto, in questa informativa sulla privacy sono presenti sezioni specifiche per ciascun paese, laddove previste. Le informazioni relative ad ogni stato sono inserite nell’Appendice n°3.

Per poter mantenere questa informativa sempre aggiornata, tale appendice sarà periodicamente modificata. Sul nostro sito potrete sempre trovare la versione più recente dell’informativa.

Versione 1.2 Maggio 2020